Digitalen Produktpass einführen: Projekt richtig aufsetzen

Fünf Dinge, die du jetzt angehen kannst

Der Digitale Produktpass ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz zu einem Produkt, der über einen Datenträger am Produkt abrufbar ist und über die ESPR produktgruppenweise verpflichtend wird. Was ein Pass konkret enthalten muss, legt für jede Produktgruppe ein eigener delegierter Rechtsakt fest. Welche Produktgruppen überhaupt betroffen sind und wie der Zeitplan aussieht, steht auf der Übersichtsseite zum Digitalen Produktpass.

Die Grundlagen stehen inzwischen: Der Durchführungsbeschluss (EU) 2026/1736 vom 14. Juli 2026 zitiert die harmonisierten Normen im Amtsblatt, die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1778 vom 16. Juli 2026 regelt die Einzelheiten zum EU-Register. Offen sind die produktspezifischen Details. Genau darauf warten viele Unternehmen.

Das ist nachvollziehbar und trotzdem der falsche Schluss. Diese fünf Dinge kannst du jetzt angehen, und keines davon muss auf den finalen Rechtsakt warten. Er schärft später die Details, er ersetzt die Vorarbeit nicht:

1. Betroffenheit bewerten. Welche deiner Produktgruppen sind absehbar erfasst, und ab wann?
2. Produktgruppe priorisieren. Womit fängst du an, und warum genau damit?
3. Zielbild formulieren. Was soll jemand sehen, der den DPP öffnet?
4. Verantwortliche benennen. Wer hat den Hut auf, und wer liefert zu?
5. Datenquellen inventarisieren. Wo liegen die Angaben heute, und wer pflegt sie?

Für die ersten beiden Punkte brauchst du keine Software und kein Budget, sondern zwei Termine mit den richtigen Leuten. Der Rest dieses Beitrags zeigt, wie daraus ein Projekt wird.

Kernpunkt: Fünf Dinge musst du nicht auf den Rechtsakt warten lassen. Wer sie vorzieht, gewinnt die Zeit, die später fehlt.

Digitalen Produktpass einführen: das Phasenmodell in sechs Schritten

Sechs Phasen, in dieser Reihenfolge. Das sieht nach viel aus, ist es in der Praxis aber nicht: Du arbeitest immer nur an einer Phase, und in den ersten dreien geht es vor allem um Klärung, nicht um Aufwand.

1. Orientieren. Sortiere, welche Produktgruppen betroffen sind, ab wann es ernst wird und wie dringend das Thema intern ist. Am Ende steht eine Richtung, noch kein Projektplan.
2. Zielbild setzen. Entscheide vom fertigen Scan-Erlebnis aus rückwärts, welche Angaben absehbar Pflicht werden, welche Mehrwerte dazukommen, welche Zielgruppen zugreifen und auf welcher Ebene der Pass entsteht.
3. Projekt aufsetzen. Lege die erste Produktgruppe fest, benenne Verantwortliche, verschaffe dir ein erstes Bild von Daten und Abläufen und vereinbare einen Arbeitsplan mit Terminen und Erfolgskriterien.
4. Umsetzen. Führe die vier Arbeitsstränge Daten, Passvorlage, Produktidentität und Kommunikation parallel und kläre an jeder Übergabe, ob sie zusammenpassen.
5. In Betrieb nehmen. Bringe Datenträger, DPP-Plattform und Registereintrag zusammen und lege fest, wer für den DPP auch nach dem Go-live im Unternehmen verantwortlich ist.
6. Lernen und skalieren. Sobald der erste Pass live ist, prüfe getrennt nach Daten, Produktion und Nutzung, schließe die Lücken und rolle den eingespielten Ablauf auf die nächsten Produktgruppen aus.

Rollen und Datenverantwortung laufen durch alle sechs Phasen hindurch und sind deshalb kein eigener Schritt. Der wichtigste Termin ist der Kick-off in Phase drei: kein Kennenlerntermin, sondern der Arbeitsstart. Wenn danach feststeht, mit welcher Produktgruppe ihr anfangt und wer verbindlich mitarbeitet, ist der schwierigste Teil hinter dir.

Kernpunkt: Du arbeitest immer nur an einer Phase. Der Kick-off entscheidet, ob daraus ein Projekt wird oder ein Termin.

Das Zielbild: vier Fragen vor jeder Systemfrage

Die Frage, die alles andere strukturiert, lautet: Wer benötigt welche Information, für welches Produkt, mit welchem Ziel? Daraus werden vier Entscheidungen.

1. Welche Angaben werden für diese Produktgruppe absehbar Pflicht?
2. Welche Mehrwerte willst du zusätzlich anbieten, etwa Serviceinhalte, Ersatzteile, Zertifikate?
3. Welche Zielgruppen greifen zu, und was sehen sie jeweils?
4. Auf welcher Ebene wird der Pass ausgestellt: Modell, Charge oder Einzelstück?

Punkt vier entscheidet über die Produktidentität, also die Ebene, auf der ein Pass ausgestellt wird. Er hat die weitesten Folgen, weil er den Produktionsprozess betrifft. Modellebene reicht, wenn alle Exemplare identisch sind, etwa bei einem Elektronikartikel in unveränderter Ausführung. Chargenebene ist richtig, wenn sich von Charge zu Charge Lieferant, Material oder Zusammensetzung ändern, was in der Textilproduktion die Regel ist. Einzelstückebene brauchst du überall dort, wo Serviceereignisse, Reparaturen oder Komponententausch fortgeschrieben werden, etwa bei Batterien mit Batteriepass-Pflicht. Zur Faustregel gehört eine Präzisierung: Gröber als vorgeschrieben darfst du nicht werden. Feiner zu planen kann operativ sinnvoll sein, etwa für Service und Rückverfolgung, maßgeblich für Pass und Registrierung bleibt aber die Ebene, die der Rechtsakt für deine Produktgruppe vorsieht.

In der Praxis ist das Zielbild anfangs selten scharf. Daniel Vogelpohl, der bei Narravero das Customer Success Team leitet, formuliert es so:

„Ich habe noch keinen Kunden erlebt, der sagt: Ich habe eine ganz klare Vision, da will ich hin, was muss ich dafür tun und wann bin ich damit fertig.“

Daniel Vogelpohl, Leitung Customer Success, Narravero

Das ist keine Schwäche der Projekte, sondern der Normalfall in einem Markt, in dem es noch keine eingespielten Vorbilder gibt. Interessant ist die Gegenbeobachtung: Je klarer ein Projekt auf Compliance ausgerichtet ist, desto schärfer wird das Zielbild. Der Pflichtteil liefert die Struktur, an der die freiwilligen Inhalte andocken.

Enger Lernbereich oder erste Rollout-Welle?

Für den Startumfang gibt es zwei vertretbare Wege. Sie führen in dieselbe Umsetzung, unterscheiden sich aber im Risiko.

Kernpunkt: Die Granularität ist die folgenreichste Zielbild-Entscheidung, weil sie direkt in den Produktionsprozess durchschlägt.

Time-to-Shelf: warum der Produktionsvorlauf dein echter Stichtag ist

Das Datum in der Verordnung ist nicht dein Termin. Dein Termin ist der Tag, an dem die Produktion für die betroffene Charge anläuft, denn ab da muss feststehen, wie der Datenträger ans Produkt kommt.

Der Digitale Batteriepass nach der Batterieverordnung (EU) 2023/1542 ist dafür das beste Beispiel. Die Pflicht greift am 18. Februar 2027. Wer im Herbst 2026 anfängt, hat auf dem Papier knapp fünf Monate. Praktisch sind es weniger, weil Entscheidungen zu Etikett, Kennzeichnung und Lieferantenprozess vor dem Produktionsstart fallen und Verpackungsdesigns, Werkzeuge und Beschaffungszyklen daran hängen. Genau das erleben wir gerade in Batterieprojekten: Unternehmen müssen sofort festlegen, wie die Kennung an Produkt und Verpackung kommt, ohne die Zeit zu haben, sich in Ruhe damit zu beschäftigen.

Daraus folgt eine sehr einfache Empfehlung: Starte mit zwei bis vier Beispielprodukten, bevor die Regulatorik für deine Produktgruppe greift. Das Ziel ist nicht das Produkt. Das Ziel sind die blinden Flecken, die vorher niemand auf der Liste hatte, und ein Prozess, der einmal durchgelaufen ist.

Der Arbeitsaufwand ist in beiden Fällen derselbe. Die einzige Frage ist, ob er verteilt anfällt oder auf einmal, und zwar dann, wenn der Termin bereits läuft. Welche Fristen für welche Produktgruppe gelten, steht im Beitrag Digitaler Produktpass: ab wann gilt er?

Kernpunkt: Rechne vom Produktionsvorlauf rückwärts, nicht vom Geltungsdatum. Der Unterschied sind oft mehrere Monate.

Dateninventur: Transparenz kommt vor Integration

Der erste Datenjob ist Transparenz, nicht Integration. Drei Fragen je benötigter Information reichen für den Anfang: Was haben wir, wo liegt es, wem gehört es?

Das Ergebnis ist eine schlichte Tabelle mit vier Spalten: benötigte Information, vorhanden ja oder teilweise oder nein, Quelle, Verantwortung. Sie ist unspektakulär und deckt trotzdem in der ersten Sitzung mehr auf als jede Systemanalyse. Typische Fundorte sind ERP, PIM, PLM, Nachhaltigkeits- und Qualitätsdaten, Produktionsdaten, Lieferanteninformationen. Und, sehr häufig, Tabellen und Dokumentenablagen.

Daniel Vogelpohl bringt den Ist-Zustand auf einen Satz: „Excel ist das Zauberwort aktuell.“ Das ist keine Kritik, sondern eine Ausgangslage. Entscheidend ist nicht, wie professionell die Quelle aussieht, sondern ob jemand benannt ist, der den Wert pflegt.

Damit ist die eigentliche Kernfrage des Datenteils gestellt, und sie lautet nicht „Haben wir den Wert?“. Sie lautet: Wer pflegt ihn wann und wo? Bei einer Batterie kommen Datenpunkte aus unterschiedlichen Quellen mit unterschiedlichen Aktualisierungsfrequenzen zusammen. Ohne benannte Verantwortung ist der Pass am Tag des Go-live korrekt und drei Monate später falsch.

Für die Übergabe an das Passsystem gibt es zwei Wege, und sie sind ein Reifegrad, keine Alternative: eine Datei per Excel oder CSV für den Einstieg, eine Schnittstelle für die Skalierung. Nicht alles muss am ersten Tag automatisiert sein. Der Zielprozess sollte trotzdem früh klar sein, sonst baust du zweimal. Welche Systeme sich dafür anbinden lassen, steht auf der Seite zur Software für den Digitalen Produktpass.

Und ein Punkt, der viele Projekte unnötig blockiert: Ein Digitaler Produktpass muss nicht fertig sein, wenn er entsteht. Datensatz, Produktidentität und Datenträger sind getrennte Bausteine. Du kannst die Identität anlegen, den QR-Code drucken und die Inhalte nachziehen, sobald sie verfügbar sind. Zwei Zeitpunkte solltest du dabei sauber trennen: Der Arbeitsstand darf lückenhaft sein, der Pflichtstand nicht. Ab dem Zeitpunkt, an dem die Anforderungen für deine Produktgruppe gelten, müssen die vorgeschriebenen Angaben vollständig vorliegen. Der QR-Code ist der Zugang, nicht die Identität.

Kernpunkt: Nicht „Haben wir den Wert?“ ist die Frage, sondern wer ihn wann und wo pflegt. Alles andere folgt daraus.

Lieferanten, Datenträger und der richtige QR-Code am richtigen Produkt

Der Datenträger, also der physische Zugang zum Pass am Produkt, sieht nach einer Kleinigkeit aus und ist der Teil, an dem in der Praxis am meisten hängen bleibt. Zwei Datenträgertypen dominieren: der QR-Code als sichtbarer, dauerhaft lesbarer Zugang und der NFC-Tag, der sich ohne Sichtkontakt auslesen lässt und deshalb in Produktion, Handel und Service genauso funktioniert wie beim Endkunden. Welcher Datenträger zu deinem Produkt passt, hängt vom Material, vom Einsatzort und von den Anforderungen deiner Produktgruppe ab.

Unterschätzt werden dabei die physischen Randbedingungen. Ein Care-Label ist im Textilbereich der naheliegende Ort, wird aber abgeschnitten, wenn kein Grund dagegen spricht, und ein schlecht gedruckter QR-Code kann nach wenigen Waschgängen unlesbar sein. Bei Polstermöbeln ist ein sichtbarer QR-Code optisch ein Eingriff, und einige Möbelstücke haben keine zugängliche Unterseite. Solche Fragen lassen sich lösen, aber nicht in der Woche vor dem Produktionsstart.

Der größte Prozess-Stolperstein ist aber ein anderer. Ein allgemeiner QR-Code, der auf eine Übersichtsseite führt, muss im Produktionsprozess nicht groß koordiniert werden. Sobald der QR-Code aber auf ein bestimmtes Produkt verweist, muss sichergestellt sein, dass der richtige QR-Code am richtigen Einzelstück oder an der richtigen Charge landet. Das verändert Lieferantenprozesse, verlangt Schulungen und braucht zudem neue Prüfprozesse.

Kernpunkt: Sobald der QR-Code produktindividuell wird, brauchst du einen Prüfschritt im Produktionsprozess. Ohne ihn kippt der Nachweis.

Wer im Unternehmen gebraucht wird

Der DPP wird oft als erstes Thema seit Langem bezeichnet, das viele Fachbereiche gleichzeitig betrifft. Kunden formulieren das oft so, dass es das allererste Mal sei, dass wirklich fast alle Abteilungen gemeinsam an einem Tisch sitzen und an einem Thema arbeiten. Das ist auch der Grund, warum DPP-Projekte ohne klare Verantwortlichkeit oft nicht vorankommen.

Deshalb steht am Anfang eine Personalentscheidung: Eine Person setzt den Hut auf, steuert durch und ist Ansprechpartner nach innen und außen. Diese Rolle könnte intern Head of DPP heißen, unabhängig davon, in welcher Abteilung sie organisatorisch aufgehängt ist. Im Mittelstand sitzt sie häufig nah an der Geschäftsführung, in größeren Organisationen gibt es zusätzlich einen Sponsor auf Leitungsebene.

Wichtig zur Einordnung: Das sind Beteiligte, keine Vollzeitstellen. Die meisten liefern punktuell zu und sitzen nicht in jedem Termin. 

Governance heißt dabei nicht mehr Meetings, sondern ein festgelegter Weg von der offenen Frage zur dokumentierten Entscheidung. Eine operative Runde in kurzem Takt und ein Steuerungstermin für offene Punkte reichen in der Regel aus.

Kernpunkt: Entscheidend ist nicht die Teamgröße, sondern dass eine Person den Hut aufhat.

Vier Stolperstellen, die dich Zeit kosten

Keine davon ist ein inhaltlicher Fehler, alle fünf sind Reihenfolgefragen. Wenn du sie kennst, kostet dich keine davon mehr als eine bewusste Entscheidung.

1. Auf den finalen Rechtsakt warten. Betroffenheit klären, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen, Datenquellen inventarisieren: Der delegierte Rechtsakt schärft diese Arbeit nach, er ersetzt sie nicht. Sie lässt sich vorziehen.
2. Warten, bis die Daten vollständig sind. Das ist die häufigste Blockade und sachlich falsch. Mit vorhandenen Daten starten und Lücken gezielt sichtbar machen bringt dich weiter als ein Datenprojekt, das erst abgeschlossen sein soll.
3. Den Datenträger als Druckerei-Thema behandeln. Sobald der QR-Code produktindividuell wird, ist er ein Produktions- und Lieferantenthema mit eigenem Prüfschritt. Wer das erst nach dem Datenmodell klärt, verliert einen kompletten Beschaffungszyklus.
4. Kommunikation ans Ende schieben. Auf vielen Produkten stecken heute QR-Codes, die auf Landingpages oder ins Leere führen. Daniel Vogelpohl nennt das QR-Blindheit: „Man hat gelernt: hinter dem QR-Code am Produkt stecken keine richtig wertvollen Informationen.“ Dagegen musst du aktiv anarbeiten, beim Endkunden genauso wie bei Abteilungen, Handelspartnern und Lieferanten.

Zum letzten Punkt gehört eine ehrliche Einordnung: Wo hinter dem Scan ein echter Nutzen liegt, etwa ein Zertifikat, das ohnehin für einen Prozess gebraucht wird, sind die Zugriffszahlen hoch. Wo ein Produkt unbeworben im Regal steht und der Mehrwert nicht erkennbar ist, sind sie es nicht. Der Pass allein erzeugt aktuell noch keine Nutzung.

Kernpunkt: Alle vier kosten kein Budget, sondern Vorlaufzeit. Deshalb fallen sie erst auf, wenn es eng wird.

DPP-Projekte in Zahlen

Kernpunkt: Der Batteriepass ist der früheste feste Stichtag, weitere Produktgruppen bekommen eigene. Geplant wird gegen den Produktionsvorlauf.

Umsetzung mit Narravero

Narravero betreibt eine End-to-End DPP-Plattform. Über 200 Unternehmenskunden aus mehr als zwölf Branchen nutzen sie, sie verarbeitet 300 Millionen DPP-Zugriffe pro Monat, EU-gehostet und DSGVO-konform.

Im Projekt heißt das vor allem eines: Du gehst diesen Weg nicht allein. Ein festes Customer Success Team begleitet dich vom ersten Einordnen deiner Produktgruppen über Datenmodell und Mapping, Passvorlage und Identitätsstrategie bis zu Datenträger, Produktion, Systemintegration und Betrieb. Wir bringen dabei mit, was aus anderen Projekten schon einmal schiefgegangen ist, und ersparen dir damit Umwege.

Was bei dir im Haus bleibt, sind die Entscheidungen, die nur du treffen kannst: welche Produktgruppe zuerst, wer den Hut aufhat, welches Zielbild ihr verfolgt. Alles andere entsteht gemeinsam. Und du musst dafür nicht auf die letzte Detailanforderung warten.

Thomas Rödding, Gründer und CEO von Narravero, engagiert sich persönlich als Co-Chair im CEN-CENELEC JTC 24 und als Vice Chairman in der deutschen Normung (DIN/DKE), den Gremien, die den technischen Rahmen für den Digitalen Produktpass in Europa mitgestalten.

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Kernpunkt: Unsicherheit verschwindet nicht durch Warten. Sie wird bearbeitbar, sobald das erste Produkt durch den Prozess läuft.

Häufige Fragen zur Einführung des Digitalen Produktpasses

Wie lange dauert es, einen Digitalen Produktpass einzuführen?

Für eine erste Produktgruppe von der Betroffenheitsklärung bis zum Go-live sind sechs Monate ein realistischer Rahmen, wenn Verantwortlichkeiten geklärt sind und mit vorhandenen Daten gestartet wird. Der begrenzende Faktor ist selten die Software, sondern der Produktionsvorlauf und die Abstimmung mit Lieferanten.

Womit fängt ein DPP-Projekt an?

Mit fünf Entscheidungen, die keinen Rechtsakt voraussetzen: Betroffenheit klären, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen und Datenquellen inventarisieren. Diese Punkte bestimmen anschließend, welches System und welcher Partner zu deinem Vorhaben passen. Das Zielbild musst du dafür nicht allein erarbeiten, Erfahrung aus vergleichbaren Projekten hilft genau an dieser Stelle.

Wer sollte im Unternehmen die Verantwortung für den DPP übernehmen?

Eine Person mit klarem Mandat, die das Thema durchsteuert und für alle Beteiligten ansprechbar ist. In vielen Projekten heißt diese Rolle intern Head of DPP. Ohne sie verteilt sich die Verantwortung auf Compliance, IT und Produkt, und Entscheidungen bleiben liegen.

Wie groß muss das Projektteam für den Digitalen Produktpass sein?

Im Mittelstand reicht ein Kernteam von fünf bis zehn Personen, in großen Unternehmen sind fünfzehn bis zwanzig Beteiligte üblich, weil die Rollen stärker aufgeteilt sind. In kleineren Unternehmen übernimmt eine Person regelmäßig mehrere Rollen.

Muss ein Digitaler Produktpass vollständig sein, wenn er entsteht?

Nein. Datensatz, Produktidentität und Datenträger sind getrennte Bausteine, deshalb kannst du die Identität anlegen, den Datenträger drucken und die Inhalte schrittweise ergänzen. Zu unterscheiden ist der Arbeitsstand vom Pflichtstand: Sobald die Anforderungen für deine Produktgruppe gelten, müssen die vorgeschriebenen Angaben vollständig vorliegen.

Braucht jedes Produkt einen eigenen Digitalen Produktpass?

Das hängt von der Granularität ab. Auf Modellebene reicht ein Pass, wenn alle Exemplare identisch sind. Wechseln je Charge Lieferant, Material oder Zusammensetzung, ist die Chargenebene richtig. Einzelstückebene gilt dort, wo Serviceereignisse oder Komponententausch fortgeschrieben werden, etwa bei Batterien mit Batteriepass-Pflicht.

Gibt es eine Mengenschwelle, ab der ein Digitaler Produktpass nötig wird?

Nein, es gibt keine Schwelle nach Unternehmensgröße oder Stückzahl wie in Lieferkettengesetzen. Die Pflicht entsteht produktgruppenspezifisch über delegierte Rechtsakte, und einzelne Rechtsakte können Erleichterungen für Kleinstunternehmen vorsehen.

Welche Systeme müssen für den DPP angebunden werden?

In der Praxis ERP, PIM, PLM, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsdaten, Produktionsdaten und Lieferanteninformationen, häufig ergänzt um Tabellen und Dokumentenablagen. Für den Start reicht eine Übergabe per Datei, die Anbindung per Schnittstelle ist eine Frage der Skalierung, nicht des Starts.

Speichert das EU-Register alle Produktdaten?

Nein. Das Register für Digitale Produktpässe hält Schlüsselangaben und einen Verweis vor. Die vollständigen Daten bleiben im Passsystem des Unternehmens, aus dem sie beim Aufruf des Datenträgers ausgespielt werden.

Sollten wir warten, bis der delegierte Rechtsakt für unsere Produktgruppe final ist?

Nein. Der Rechtsakt legt Pflichtfelder, Granularität und Fristen verbindlich fest und kann Details verschieben, aber er ersetzt die Vorarbeit nicht: Betroffenheit klären, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen, Datenquellen inventarisieren. Wer damit erst nach der Veröffentlichung beginnt, verliert genau die Zeit, die der Produktionsvorlauf später braucht.

Ab wann gilt die Pflicht zum Digitalen Batteriepass?

Ab dem 18. Februar 2027 für Elektrofahrzeugbatterien, Industriebatterien mit einer Kapazität über zwei Kilowattstunden und Batterien für leichte Verkehrsmittel, die in der EU in Verkehr gebracht werden. Das Datum steht in der Batterieverordnung (EU) 2023/1542 fest und hängt an keinem ausstehenden Rechtsakt.

Wie stellen wir sicher, dass der richtige QR-Code am richtigen Produkt landet?

Indem der Prüfschritt Teil des Produktionsprozesses wird. Sobald ein Datenträger auf ein bestimmtes Produkt verweist statt auf eine allgemeine Seite, braucht es eine festgelegte Stelle im Ablauf, an der geprüft wird, ob überhaupt eine und die richtige Identität am Stück ist. Bei Fremdfertigung gehört diese Prüfung in die Lieferantenvereinbarung.