Digitalen Produktpass einführen: Projekt richtig aufsetzen

Fünf Entscheidungen vor der Systemauswahl

Der Digitale Produktpass ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz zu einem Produkt, der über einen Datenträger am Produkt abrufbar ist und über die ESPR produktgruppenweise verpflichtend wird. Was ein Digitaler Produktpass konkret enthalten muss, legt für jede Produktgruppe ein eigener delegierter Rechtsakt fest. Welche Produktgruppen betroffen sind und wie der Zeitplan aussieht, steht auf der Übersichtsseite zum Digitalen Produktpass.

Die Grundlagen stehen inzwischen: Der Durchführungsbeschluss (EU) 2026/1736 vom 14. Juli 2026 zitiert die harmonisierten Normen im Amtsblatt, die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1778 vom 16. Juli 2026 regelt die Einzelheiten zum EU-Register. Offen sind die produktspezifischen Details. Genau darauf warten viele Unternehmen, und genau das ist der falsche Schluss.

Diese fünf Entscheidungen liegen bei dir und setzen keinen finalen Rechtsakt voraus. Er schärft später die Details, er ersetzt die Vorarbeit nicht:

1. Betroffenheit bewerten. Welche Produktgruppen sind absehbar erfasst, und ab wann?
2. Produktgruppe priorisieren. Womit beginnt ihr, und mit welcher Begründung gegenüber den anderen Vorhaben im Portfolio?
3. Zielbild formulieren. Was soll jemand sehen, der den DPP öffnet?
4. Verantwortliche benennen. Wer trägt das Mandat, und wer liefert zu?
5. Datenquellen inventarisieren. Wo liegen die Angaben heute, und wer pflegt sie?

Die ersten beiden Punkte erfordern keine Systementscheidung, sondern eine belastbare Abstimmung zwischen Compliance, Produktmanagement und Produktion. Punkt zwei ist dabei der unbequemste: Der Digitale Produktpass konkurriert mit den übrigen Programmen im Portfolio um dieselben Leute, und ohne belastbare Begründung verliert er diesen Wettbewerb. Der Rest dieses Beitrags zeigt, wie daraus ein Vorhaben mit Plan wird.

Kernpunkt: Fünf Entscheidungen setzen keinen Rechtsakt voraus. Wer sie vorzieht, gewinnt die Zeit, die der Produktionsvorlauf später fordert.

Digitalen Produktpass einführen: das Phasenmodell in sechs Schritten

Sechs Phasen, in dieser Reihenfolge. In den ersten dreien geht es um Klärung und Priorisierung, der Aufwand entsteht ab Phase vier.

1. Orientieren. Sortiere, welche Produktgruppen betroffen sind, ab wann es ernst wird und wie das Vorhaben gegenüber den anderen Programmen im Portfolio steht.
2. Zielbild setzen. Entscheide vom fertigen Scan-Erlebnis aus rückwärts, welche Angaben absehbar Pflicht werden, welche Mehrwerte dazukommen, welche Zielgruppen zugreifen und auf welcher Ebene der Digitale Produktpass entsteht.
3. Projekt aufsetzen. Lege die erste Produktgruppe fest, benenne Verantwortliche mit Mandat, verschaffe dir ein Bild von Datenlage und Abläufen und vereinbare einen Arbeitsplan mit Terminen und Erfolgskriterien.
4. Umsetzen. Führe die vier Arbeitsstränge Daten, Passvorlage, Produktidentität und Kommunikation parallel und kläre an jeder Übergabe, ob sie zusammenpassen.
5. In Betrieb nehmen. Bringe Datenträger, DPP-Plattform und Registereintrag zusammen und lege fest, wer für den DPP auch nach dem Go-live im Unternehmen verantwortlich ist.
6. Lernen und skalieren. Sobald der erste Digitale Produktpass live ist, prüfe getrennt nach Daten, Produktion und Nutzung, schließe die Lücken und rolle den eingespielten Ablauf auf die nächsten Produktgruppen aus.

Rollen und Datenverantwortung laufen durch alle sechs Phasen und sind deshalb kein eigener Schritt. Der kritische Termin ist der Kick-off in Phase drei: kein Kennenlerntermin, sondern der Arbeitsstart. Steht danach fest, mit welcher Produktgruppe ihr beginnt und wer verbindlich zuarbeitet, ist die schwierigste Weichenstellung getroffen.

Kernpunkt: Der Kick-off entscheidet, ob aus dem Thema ein Vorhaben mit Mandat wird oder ein Termin ohne Folgen.

Das Zielbild und die Granularität

Die Frage, die alles andere strukturiert, lautet: Wer benötigt welche Information, für welches Produkt, mit welchem Ziel? Daraus werden vier Entscheidungen: welche Angaben für diese Produktgruppe absehbar Pflicht werden, welche Mehrwerte zusätzlich entstehen sollen, welche Zielgruppen zugreifen und was sie jeweils sehen, und auf welcher Ebene der Digitale Produktpass ausgestellt wird.

Die letzte Frage entscheidet über die Produktidentität und hat die weitesten Folgen, weil sie in den Produktionsprozess reicht. Modellebene genügt, wenn alle Exemplare identisch sind, etwa bei einem Elektronikartikel in unveränderter Ausführung. Chargenebene ist richtig, wenn sich von Charge zu Charge Lieferant, Material oder Zusammensetzung ändern, was in der Textilproduktion die Regel ist. Einzelstückebene brauchst du dort, wo Serviceereignisse, Reparaturen oder Komponententausch fortgeschrieben werden, etwa bei Batterien mit Batteriepass-Pflicht. Gröber als vorgeschrieben darfst du nicht werden. Feiner zu planen kann operativ sinnvoll sein, maßgeblich für den Digitalen Produktpass und seine Registrierung bleibt aber die Ebene, die der Rechtsakt für deine Produktgruppe vorsieht.

Zu Beginn ist das Zielbild selten scharf. Deshalb arbeiten wir mit einem festen Vorgehensmodell, das die Unschärfe abbaut, statt sie vorauszusetzen. Aus laufenden Projekten hilft dabei eine Beobachtung: Je klarer ein Vorhaben auf Compliance ausgerichtet ist, desto schärfer wird das Zielbild. Der Pflichtteil liefert die Struktur, an der die freiwilligen Inhalte andocken.

Was über die Pflicht hinaus möglich wird

Die zweite Frage wird am häufigsten übersprungen. Der Datenträger am Produkt ist die erste direkte Verbindung zwischen Hersteller und Nutzer, die nicht über Handel oder Plattform läuft. Vier Effekte hängen daran:

• Ein eigener Kanal am Produkt. Wer scannt, hat das Produkt in der Hand. Serviceinhalte, Zubehör und Ersatzteile lassen sich genau dort platzieren, ohne Streuverlust und ohne Zwischenhändler.
• Eigene Daten aus dem Feld. Welche Varianten werden wie oft aufgerufen, in welchen Märkten, in welcher Phase des Produktlebens. Herstellern mit indirektem Vertrieb standen diese Signale bisher nicht zur Verfügung.
• Auffindbarkeit für Maschinen. Marktplätze, Einkaufssysteme und KI-Assistenten arbeiten mit strukturierten, belegten Produktdaten. Wer sie maschinenlesbar bereitstellt, ist dort präsent, wo ein Datenblatt im PDF-Format nicht gelesen wird.
• Weniger Reibung im Service. Auf Einzelstückebene steht fest, welche Komponenten verbaut und welche getauscht wurden. Das verkürzt Rückläufer und Servicefälle spürbar.

Diese Inhalte kosten in der Umsetzung wenig zusätzlich, solange sie im Zielbild stehen. Nachziehen lassen sie sich später, die Ebene nicht: Ist der Datenträger einmal auf Modellebene in Produktion, bekommst du Daten pro Charge oder pro Einzelstück nur über einen neuen Datenträger und den nächsten Produktionszyklus.

Der Startumfang richtet sich nach dem Reifegrad, nicht nach Vorsicht. Sind Datenlage, Lieferanten, Produktion und Verantwortlichkeiten geklärt, kannst du direkt mit einer vollständigen Produktlinie oder einem Absatzmarkt in die erste Rollout-Welle gehen. Sind einzelne dieser Punkte offen, schneidest du die erste Welle enger und schließt die Lücken parallel. Das Ziel bleibt in beiden Fällen dasselbe: das betroffene Portfolio vollständig mit Digitalen Produktpässen zu versorgen.

Kernpunkt: Inhalte lassen sich nachziehen, die Granularität nicht. Wer die Mehrwerte gleich mitdenkt, wählt die Ebene, die beides trägt.

Time-to-Shelf: der Produktionsvorlauf als bindender Termin

Das Datum in der Verordnung ist nicht der Termin, gegen den geplant wird. Bindend ist der Tag, an dem die Produktion für die betroffene Charge anläuft, denn ab da muss feststehen, wie der Datenträger an das Produkt kommt.

Der Digitale Batteriepass nach der Batterieverordnung (EU) 2023/1542 ist dafür das klarste Beispiel. Die Pflicht greift am 18. Februar 2027. Wer im Herbst 2026 beginnt, hat auf dem Papier knapp fünf Monate. Praktisch sind es weniger, weil Entscheidungen zu Etikett, Kennzeichnung und Lieferantenprozess vor dem Produktionsstart fallen und Verpackungsdesigns, Werkzeuge und Beschaffungszyklen daran hängen.

Daraus folgt eine einfache Empfehlung: Lass den Prozess einmal vollständig durchlaufen, bevor die Regulatorik für deine Produktgruppe greift. Was dabei zählt, ist nicht das einzelne Produkt, sondern ein belastbarer Ablauf und die blinden Flecken, die vorher niemand auf der Liste hatte. Der Aufwand bleibt derselbe, die Frage ist, ob er verteilt anfällt oder auf einmal. Welche Fristen für welche Produktgruppe gelten, steht im Beitrag Digitaler Produktpass: ab wann gilt er?

Kernpunkt: Geplant wird rückwärts vom Produktionsvorlauf, nicht vom Geltungsdatum. Der Unterschied sind oft mehrere Monate.

Dateninventur: Transparenz vor Integration

Der erste Datenjob ist Transparenz, nicht Integration. Drei Fragen je benötigter Information reichen: Was liegt vor, wo liegt es, wer verantwortet es? Das Ergebnis ist eine Übersicht mit vier Spalten, benötigte Information, Verfügbarkeit, Quelle und Verantwortung. Sie deckt in der ersten Sitzung regelmäßig mehr auf als eine Systemanalyse.

Typische Quellen sind ERP, PIM, PLM, Nachhaltigkeits- und Qualitätsdaten, Produktionsdaten und Lieferanteninformationen. Verteilt liegen sie fast immer, auch bei vollständig ausgerollter Systemlandschaft: einzelne Nachweise wurden historisch außerhalb der führenden Systeme gepflegt. Der Anspruch ist deshalb nicht, alle Daten sofort in ein System zu heben, sondern für jede Angabe eine führende Quelle und eine Verantwortung zu benennen.

Damit ist die eigentliche Kernfrage gestellt, und sie lautet nicht „Haben wir den Wert?“. Sie lautet: Wer pflegt ihn wann und wo? Bei einer Batterie laufen Datenpunkte aus unterschiedlichen Quellen mit unterschiedlichen Aktualisierungsfrequenzen zusammen. Ohne benannte Verantwortung ist der Digitale Produktpass am Tag des Go-live korrekt und drei Monate später falsch.

Für die Übergabe an die DPP-Plattform gibt es zwei Wege, und sie bilden einen Reifegrad ab: eine strukturierte Datei-Übergabe für den ersten Durchlauf, eine Schnittstelle für die Skalierung. Der Zielprozess sollte früh feststehen, automatisiert sein muss er am ersten Tag nicht.

Ein Punkt blockiert Vorhaben unnötig: Ein Digitaler Produktpass muss nicht fertig sein, wenn er entsteht. Datensatz, Produktidentität und Datenträger sind getrennte Bausteine, du kannst die Identität anlegen, den QR-Code drucken und die Inhalte nachziehen. Zu trennen sind dabei zwei Zeitpunkte: Der Arbeitsstand darf lückenhaft sein, der Pflichtstand nicht.

Kernpunkt: Nicht „Haben wir den Wert?“ ist die Frage, sondern wer ihn wann und wo pflegt. Alles andere folgt daraus.

Datenträger, Lieferanten und Produktion

Der Datenträger, also der physische Zugang zum Digitalen Produktpass am Produkt, wirkt wie ein Detail und ist der Teil, an dem in der Praxis am meisten hängen bleibt. Zwei Arten dominieren: der QR-Code als sichtbarer, dauerhaft lesbarer Zugang und der NFC-Tag, der sich ohne Sichtkontakt auslesen lässt und deshalb in Produktion, Handel und Service genauso funktioniert wie beim Endkunden. Welcher passt, hängt vom Material, vom Einsatzort und von den Anforderungen der Produktgruppe ab.

Unterschätzt werden die physischen Randbedingungen. Ein Care-Label ist im Textilbereich der naheliegende Ort, wird aber abgeschnitten, und ein schlecht gedruckter QR-Code kann nach wenigen Waschgängen unlesbar sein. Bei Polstermöbeln ist ein sichtbarer QR-Code ein optischer Eingriff, und einige Stücke haben keine zugängliche Unterseite. Lösbar, aber nicht in der Woche vor Produktionsstart.

Der größte Prozess-Stolperstein ist ein anderer. Ein allgemeiner QR-Code, der auf eine Übersichtsseite führt, muss im Produktionsprozess nicht groß koordiniert werden. Sobald der QR-Code aber auf ein bestimmtes Produkt verweist, muss sichergestellt sein, dass der richtige QR-Code am richtigen Einzelstück oder an der richtigen Charge landet. Das verändert Lieferantenprozesse, verlangt Schulungen und braucht zudem neue Prüfprozesse, über alle beteiligten Werke und Fertigungspartner hinweg.

Kernpunkt: Sobald der QR-Code produktindividuell wird, brauchst du neue Prüfprozesse in der Produktion. Ohne sie kippt der Nachweis.

Wer im Unternehmen beteiligt ist

Der Digitale Produktpass ist für viele Unternehmen das erste Vorhaben seit Langem, das fast alle Fachbereiche gleichzeitig betrifft. Daniel Vogelpohl, der bei Narravero das Customer Success Team leitet, hört das von Kunden immer wieder so: „Das ist jetzt das allererste Mal, dass wir alle gemeinsam an einem Tisch sitzen und tatsächlich an einem Thema arbeiten müssen.“ Genau daran scheitern Vorhaben ohne klare Verantwortlichkeit. Am Anfang steht deshalb eine Personalentscheidung: Eine Person übernimmt das Thema, steuert durch und ist Ansprechpartner nach innen und außen. Diese Rolle heißt intern häufig Head of DPP, unabhängig davon, in welcher Abteilung sie aufgehängt ist. Sie braucht ein Mandat, das über Bereichsgrenzen hinweg trägt, und einen Sponsor auf Leitungsebene, der Prioritätskonflikte mit den übrigen Vorhaben im Portfolio entscheidet.

Das sind Beteiligte, keine Vollzeitstellen, die meisten liefern punktuell zu. Governance heißt hier nicht mehr Meetings, sondern ein festgelegter Weg von der offenen Frage zur dokumentierten Entscheidung: eine operative Runde in kurzem Takt, ein Steuerungstermin für Eskalationen.

Kernpunkt: Entscheidend ist nicht die Teamgröße, sondern ein Mandat, das über Bereichsgrenzen hinweg trägt.

Vier Stolperstellen, die Vorlaufzeit kosten

Keine davon ist ein inhaltlicher Fehler, alle vier sind Reihenfolgefragen.

1. Auf den finalen Rechtsakt warten. Betroffenheit bewerten, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen, Datenquellen inventarisieren: Der delegierte Rechtsakt schärft diese Arbeit nach, er ersetzt sie nicht.
2. Warten, bis die Daten vollständig sind. Die häufigste Blockade und sachlich falsch. Mit vorhandenen Daten starten und Lücken gezielt sichtbar machen bringt mehr als ein vorgelagertes Datenprogramm.
3. Den Datenträger als Druckerei-Thema behandeln. Sobald der QR-Code produktindividuell wird, ist er ein Produktions- und Lieferantenthema mit eigenen Prüfprozessen. Wer das erst nach dem Datenmodell klärt, verliert einen kompletten Beschaffungszyklus.
4. Kommunikation ans Ende schieben. Auf vielen Produkten stecken QR-Codes, die auf Landingpages oder ins Leere führen. Daniel Vogelpohl nennt das QR-Blindheit: Wer scannt, rechnet nicht mehr damit, dahinter etwas Brauchbares zu finden. Dagegen hilft eine frühe Entscheidung darüber, was hinter dem QR-Code steht: die Konformitätserklärung für den Handel, die Reparaturinformation für den Service, das passende Zubehör für den Endkunden. Diese Inhalte kommen aus denselben Quellen wie die Pflichtangaben. Wer sie erst nach dem Go-live festlegt, schiebt die Erhebung ein zweites Mal durch Lieferanten und Freigaben.

Alle vier haben dieselbe Ursache: Der Digitale Produktpass wird als Nachweis geplant, nicht als Produktdaten-Infrastruktur. Compliance-getrieben zu starten ist dabei richtig, der Pflichtteil liefert die Struktur. Wer es dabei belässt, verschiebt Potenziale, die derselbe Datenträger ohnehin mitbringt.

Kernpunkt: Alle vier kosten kein Budget, sondern Vorlaufzeit. Sie entstehen dort, wo der DPP nur als Nachweis geplant wird.

Umsetzung mit Narravero

Narravero betreibt eine End-to-End DPP-Plattform. Über 200 Unternehmenskunden aus mehr als zwölf Branchen nutzen sie, sie verarbeitet 300 Millionen DPP-Zugriffe pro Monat, EU-gehostet und DSGVO-konform.

Wir behandeln den Digitalen Produktpass dabei nicht als Nachweis, den man abliefert, sondern als Produktdaten-Infrastruktur, auf der Compliance, Service und Kundenkontakt gemeinsam aufsetzen. Ein festes Customer Success Team begleitet das Vorhaben von der Einordnung der Produktgruppen über Datenmodell, Passvorlage und Identitätsstrategie bis zu Datenträger, Produktion, Systemintegration und Betrieb. Bei dir bleiben die Entscheidungen, die nur du treffen kannst: Priorisierung im Portfolio, Verantwortlichkeiten, Zielbild.

Thomas Rödding, Gründer und CEO von Narravero, engagiert sich persönlich als Co-Chair im CEN-CENELEC JTC 24 und als Vice Chairman in der deutschen Normung (DIN/DKE), den Gremien, die den technischen Rahmen für den Digitalen Produktpass in Europa mitgestalten.

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Kernpunkt: Unsicherheit verschwindet nicht durch Warten. Sie wird bearbeitbar, sobald das erste Produkt durch den Prozess läuft.

Häufige Fragen zur Einführung des Digitalen Produktpasses

Wie lange dauert es, einen Digitalen Produktpass einzuführen?

Für eine erste Produktgruppe von der Betroffenheitsbewertung bis zum Go-live sind sechs Monate ein realistischer Rahmen, wenn Verantwortlichkeiten geklärt sind und mit vorhandenen Daten gestartet wird. Der begrenzende Faktor ist selten die Software, sondern der Produktionsvorlauf und die Abstimmung mit Lieferanten.

Womit fängt ein DPP-Projekt an?

Mit fünf Entscheidungen, die keinen Rechtsakt voraussetzen: Betroffenheit bewerten, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen und Datenquellen inventarisieren. Diese Punkte bestimmen anschließend, welches System und welcher Partner zu deinem Vorhaben passen.

Wer sollte im Unternehmen die Verantwortung für den DPP übernehmen?

Eine Person mit einem Mandat, das über Bereichsgrenzen hinweg trägt. In vielen Projekten heißt diese Rolle intern Head of DPP. Ohne sie verteilt sich die Verantwortung auf Compliance, IT und Produkt, und Prioritätskonflikte mit anderen Vorhaben bleiben ungelöst.

Muss ein Digitaler Produktpass vollständig sein, wenn er entsteht?

Nein. Datensatz, Produktidentität und Datenträger sind getrennte Bausteine, deshalb kannst du die Identität anlegen, den Datenträger drucken und die Inhalte schrittweise ergänzen. Zu unterscheiden ist der Arbeitsstand vom Pflichtstand: Sobald die Anforderungen für deine Produktgruppe gelten, müssen die vorgeschriebenen Angaben vollständig vorliegen.

Welche Systeme müssen für den DPP angebunden werden?

In der Praxis ERP, PIM, PLM, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsdaten, Produktionsdaten und Lieferanteninformationen, häufig ergänzt um Tabellen und Dokumentenablagen. Für den ersten Durchlauf genügt eine Übergabe per Datei, die Anbindung per Schnittstelle ist eine Frage der Skalierung.

Speichert das EU-Register alle Produktdaten?

Nein. Das Register für Digitale Produktpässe hält Schlüsselangaben und einen Verweis vor. Die vollständigen Daten bleiben in der DPP-Plattform des Unternehmens, aus der sie beim Aufruf des Datenträgers ausgespielt werden.

Sollten wir warten, bis der delegierte Rechtsakt für unsere Produktgruppe final ist?

Nein. Der Rechtsakt legt Pflichtfelder, Granularität und Fristen verbindlich fest und kann Details verschieben, aber er ersetzt die Vorarbeit nicht: Betroffenheit bewerten, Produktgruppe priorisieren, Zielbild formulieren, Verantwortliche benennen, Datenquellen inventarisieren. Wer damit erst nach der Veröffentlichung beginnt, verliert genau die Zeit, die der Produktionsvorlauf später braucht.

Ab wann gilt die Pflicht zum Digitalen Batteriepass?

Ab dem 18. Februar 2027 für Elektrofahrzeugbatterien, Industriebatterien mit einer Kapazität über zwei Kilowattstunden und Batterien für leichte Verkehrsmittel, die in der EU in Verkehr gebracht werden. Das Datum steht in der Batterieverordnung (EU) 2023/1542 fest und hängt an keinem ausstehenden Rechtsakt.